Pengelolaan dan Jaminan Keamanan Arsip Vital Kantor Notaris

Abstract

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui pengelolaan arsip vital dan jaminan keamanan arsip vital. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini dilakukan terhadap arsip vital Kantor Notaris Mintarsih Natamihardja, SH. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penyimpanan arsip vital Kantor Notaris Mintarsih Natamihardja, SH menggunakan sistem tanggal atau urutan waktu (chronological filing system). Dalam pengelolaan arsip vital pada Kantor Notaris Mintarsih Natamihardja, SH ini belum terdapat jadwal retensi arsip (JRA) dan menemukan kembali arsipnya yang cukup lama karena dilakukan dengan cara manual yaitu dengan buku besar. Jaminan keamanan pada arsip vital di Kantor Notaris Mintarsih Natamihardja, SH dengan cara menggunakan lemari besi dan menggunakan kamper untuk melindungi arsip dari serangga atau yang lainnya, juga memberlakukan aturan yang hanya notaris dan pegawainya yang bisa mengakses arsip tersebut. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip vital di Notaris Mintarsih Natamiharja, SH belum berjalan dengan baik. Namun demikian, Notaris Mintarsih Natamiharja, SH telah memberikan jaminan keamanan yang baik bagi arsip vital kliennya.